PERSONDATAPOLITIK
Novicell ApS
CVR-nr. 20297743
Denne politik ’’Persondatapolitikken’’ forklarer, hvilke oplysninger vi indsamler om dig og hvordan vi behandler dem.
Hvem er vi?
Novicell ApS, CVR-nr.: 20297743, Søren Nymarks Vej 6, 8270 Højbjerg (herefter ”Novicell”, ”vi” eller ”os”) er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger som beskrevet nærmere i denne persondatapolitik.
Hvis du har spørgsmål til denne politik eller til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os:
legal@novicell.dk
Vi behandler dine personoplysninger
Vi behandler personoplysninger til forskellige formål, som du kan læse mere om i det følgende.
Vi videregiver udelukkende dine personoplysninger, når det er nødvendigt for at kunne efterleve de formål, hvortil personoplysningerne er indsamlet, eller hvis det er nødvendigt for at overholde vores retlige forpligtelser.
Kontaktpersoner hos samarbejdspartnere og kunder
Som led i virksomhedens daglige drift, behandler følgende overordnede kategorier af personoplysninger om kontaktpersoner hos vores samarbejdspartnere, leverandører og kunder. Behandlingen sker blandt andet i forbindelse med salg, håndtering af løbende kundeforhold, service, support, events mv.:
- Almindelige personoplysninger som fx navn, kontaktoplysninger, arbejdsgiver, titel og CRM-relaterede personoplysninger, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f og persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c.
I det omfang det er nødvendigt, videregiver vi sådanne personoplysninger til samarbejdspartnere, leverandører mv., herunder fx underleverandører, koncerninterne selskaber, fragtfirmaer, revisorer og advokater.
Vi opbevarer som udgangspunkt ovennævnte personoplysninger, så længe kundeforholdet eller samarbejdsrelationen består, eller indtil den pågældende kontaktperson ikke længere er ansat hos vores leverandør, kunde mv. Personoplysninger, som er registreret i forbindelse med salg, levering, fakturering mv., opbevares i fem år efter udgangen af det pågældende regnskabsår.
Novicell er databehandler i kundeforholdet hvor vi får adgang til vores kunders oplysninger i forbindelse med udvikling af og support på løsninger som vi leverer til vores kunder. Arbejdet udføres på instruks fra kunden og der indgås en databehandleraftale med de kunder, som vi behandler personoplysninger på vegne af. Vi anvender hjemlen i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Kategorierne af personoplysninger samt anvendelse af underdatabehandlere i forbindelse med udvikling og support af løsninger til kunder er reguleret i de respektive databehandleraftaler.
Besøgere på vores hjemmeside
Med henblik på at kunne håndtere og administrere vores hjemmeside behandler vi personoplysninger om dig, hvis du giver samtykke til cookies. Du kan læse mere om dette i vores cookiepolitik. Alt afhængig af hvilke cookies du giver samtykke til, kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger som fx IP-adresse eller hvilke sider du besøger på vores hjemmeside eller på tværs af internettet, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
Hvis du giver samtykke til tredjepartscookies, deler vi oplysninger om dit besøg på vores hjemmeside med Google med henblik på at lave statistik og forbedre vores hjemmeside, måle effektiviteten af vores markedsføring og for at målrette annoncer til dig.
Hvis du giver samtykke til tredjepartscookies, deler vi også oplysninger om dit besøg på vores hjemmeside med de sociale medieudbydere som fx Facebook, Twitter og LinkedIn med henblik på at lave statistik og forbedre vores hjemmeside, måle effektiviteten af vores markedsføring og for at målrette annoncer til dig. Vi er i forbindelse med disse behandlingsaktiviteter fælles dataansvarlig med de sociale medieudbydere, jf. persondataforordningens art. 26.
Hvor længe vi behandler dine personoplysninger til disse formål afhænger af, hvilke cookies du giver samtykke til.
Jobansøgere
Med henblik på at kunne behandle ansøgningsmateriale, som vi modtager uopfordret eller i forbindelse med et stillingsopslag, behandler vi følgende overordnede kategorier af personoplysninger:
- Almindelige personoplysninger som vi modtager fra dig i forbindelse med din ansøgning, herunder fx navn, kontaktoplysninger, jobhistorik, uddannelse, kompetencer, foto mv., jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b og persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f
- Almindelige personoplysninger, som vi indsamler fra offentlige tilgængelige medier, herunder fx LinkedIn, Facebook mv., jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b og persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f
- Almindelige personoplysninger, som vi indsamler fra dine referencer eller offentlige myndigheder, hvis du har givet samtykke til dette, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a og databeskyttelseslovens § 8, stk. 2, nr. 1
- Almindelige personoplysninger, som vi indsamler i forbindelse med persontypetest eller lignende tests, hvis du har givet samtykke hertil, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
Hvis vi behandler særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig, jf. persondataforordningens art. 9, stk. 2 eller dit CPR-nummer, fordi du uden opfordring hertil har angivet sådanne oplysninger i dit ansøgningsmateriale, betragter vi din fremsendelse af ansøgningsmaterialet som dit samtykke til behandlingen af disse oplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen, jf. persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra a og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.
I det omfang det er nødvendigt for at gennemføre rekrutteringsprocessen, kan vi komme ud for at videregive dine personoplysninger til vores softwareleverandører eller samarbejdspartnere, herunder fx rekrutteringskonsulenter og testudbydere.
Under særlige omstændigheder kan vi gemme dine personoplysninger i en længere periode, hvis vi vurderer, at det er nødvendigt for at kunne forsvare os mod et eventuelt retskrav, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c.
Når du sender en opfordret eller uopfordret ansøgning til os, beder vi om dit samtykke til at gemme dit ansøgningsmateriale i vores CV-database med henblik på eventuel fremtidig ansættelse, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
Hvis du giver dit samtykke, vil du efter 22 måneder modtage en e-mail med besked om, at du kan forlænge dit samtykke til at vi må opbevare dit ansøgningsmateriale. Hvis ikke du aktivt fornyer dit samtykke, bliver dit ansøgningsmateriale automatisk slettet efter 24 måneder.
Har du lavet en person-profil, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte legal@novicell.dk
Har du allerede sendt en ansøgning og dit CV til os gennem til et opslået job kan du selvfølgelig til enhver tid trække dit samtykke tilbage og få fjernet dit ansøgningsmateriale ved at kontakte os på legal@novicell.dk
Nyhedsbrev
Med henblik på at kunne holde dig opdateret med relevante nyheder, behandler vi følgende overordnede kategorier af personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger som fx dit navn og kontaktoplysninger, hvis du har givet samtykke til direkte markedsføring, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a og markedsføringslovens § 10
I det omfang det er nødvendigt, videregiver vi dine personoplysninger til vores softwareleverandører og samarbejdspartnere.
Vi gemmer dine personoplysninger, indtil du framelder markedsføringen. Du kan altid framelde dig markedsføringen ved at klikke på ”afmeld” i vores nyhedsbreve eller ved at henvende dig til os på legal@novicell.dk
Hvis du framelder dig vores markedsføring opbevarer vi dine personoplysninger op til tre måneder efter framelding med henblik på at kunne dokumentere dit samtykke, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Hvis du trækker dit samtykke tilbage, skal du være opmærksom på, at det ikke har betydning for lovligheden af vores behandling frem til tidspunktet, hvor du trækker samtykket tilbage, og at vi i særlige tilfælde kan være berettigede til fortsat at behandle dine personoplysninger, fx for at kunne forsvare os mod et eventuelt retskrav.
Overførsel af personoplysninger til tredjelande
I det omfang det er nødvendigt for at kunne efterleve formålene med behandlingen af dine personoplysninger, kan vi komme ud for at overføre personoplysninger til internationale organisationer eller virksomheder, som er etableret i lande uden for EU/EØS. Vi foretager udelukkende sådanne overførsler, hvis vi har et tilstrækkelig lovgrundlag herfor, herunder fx:
- Hvis EU-Kommissionen har vurderet, at sikkerheden i det pågældende tredjeland er tilstrækkelig i overensstemmelse med persondataforordningens art. 45, eller
- Hvis der i øvrigt foreligger fornødne garantier for sikkerheden, herunder fx ved indgåelse af EU-Kommissionens standardkontrakter i overensstemmelse med persondataforordningens art. 46.
Sikkerhedsforanstaltninger
Vi prioriterer persondatasikkerhed meget højt og har derfor stort fokus på, at vi behandler dine personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
For at beskytte dine personoplysninger bedst muligt, vurderer vi løbende de risici, der kan være forbundet med vores behandling af dine personoplysninger. Vi er især opmærksomme på at beskytte dine personoplysninger mod diskrimination, identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme og fortrolighed.
I tilfælde af sikkerhedsbrud, der indebærer en høj risiko for dine rettigheder, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet, så hurtigt som det efter omstændighederne er muligt.
Dine rettigheder
Hvis du ønsker at gøre brug af disse rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte os på legal@novicell.dk
-
Indsigt. Du har ret til at få indsigt i og kopi af de personoplysninger, vi behandler om dig.
-
Berigtigelse. Hvis vi har registreret forkerte oplysninger om dig, har du som udgangspunkt ret til at få sådanne urigtige personoplysninger om dig rettet.
-
Sletning. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet de personoplysninger, vi behandler om dig.
-
Begrænsning af behandling. I særlige tilfælde har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset til opbevaring.
-
Indsigelse. I særlige tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
-
Dataportabilitet. I særlige tilfælde har du ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.
Klagemuligheder
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Vi håber dog, at du altid vil kontakte os først, så vi kan finde en fornuftig løsning.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.
Version 3.0
Novicells persondatapolitik er sidst blevet opdateret 7. oktober 2024
__________________________________________________________________________________________
ENGLISH VERSION
PRIVACY POLICY
Novicell ApS
Business reg. no. 20297743
1. WHO ARE WE?
Novicell ApS, business reg. no.: 20297743, Søren Nymarks Vej 6, 8270 Højbjerg (”Novicell”, ”we” or ”us”) is the data controller responsible for the processing of your personal data as described in this privacy policy.
If you have any questions regarding this privacy policy or our processing of your personal data in general, you may contact us at legal@novicell.dk
2. WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA
We process personal data for various purposes, which you can read more about in this privacy policy.
We only disclose your personal data when necessary to comply with the purposes for which the personal data was collected or if it is necessary to comply with our legal obligations.
2.1. Contact persons with partners and customers
As part of the company’s day-to-day business operations, we process the following categories of personal data regarding business and customer contact persons. The processing activities is related to sales, handling of ongoing customer relationships, service, support, events, etc.
- Ordinary personal data, including name, contact information, employer, title and CRM-related personal data in accordance with article 6(1)(f) and (c) of the GDPR.
To the extent necessary, we disclose your personal data to business partners, suppliers, etc., including subcontractors, intra-group companies, freight companies, accountants and attorneys.
We store the above-mentioned personal data for as long as the business or customer relationship exists, or until the relevant contact person is no longer employed by our business partner, customer, etc. Personal data registered in connection with sales, delivery, invoicing, etc., is stored for five (5) years after the end of the relevant financial year.
Novicell is a data processor in the customer relationship where we gain access to our customers' information in connection with the development of and support of solutions that we provide to our customers. The work is carried out on instructions from the customer and a data processing agreement is entered into with the customers on whose behalf we process personal data. We use the legal basis in Article 6(1)(b) of the General Data Protection Regulation. The categories of personal data and the use of sub-processors in connection with the development and support of solutions for customers are regulated in the respective data processing agreements.
2.2. Visitors to our website
We process personal data about you if you consent to cookies. The purpose for the processing is to be able to manage our website and marketing. You can read more about cookies in our cookie policy: https://career.novicell.com/cookie-policy. Depending on which categories of cookies you give us consent to place, we may process the following categories of personal data about you:
- Ordinary personal data including IP-address or which pages you visit on our or other websites in accordance with article 6(1)(a) of the GDPR.
If you consent to third party cookies, we share information about your visit to our website with Google for statistical purposes, to improve our website, measure our marketing efficiency and to target marketing.
If you consent to third party cookies, we share information about your visit to our website with social media providers such as Facebook, Twitter and LinkedIn for statistical purposes, to improve our website, measure our marketing efficiency and to target marketing. In connection with these processing activities, we are joint data controllers with the social media providers in accordance with article 26 of the GDPR.
The retention period for our processing of your personal data depends on which categories of cookies you give us consent to place.
2.3. Applicants
We process the following categories of personal data to be able to process unsolicited application material or in connection with a job advert:
- Ordinary personal data received from you in your application material including name, contact information, job history, education, professional competences, photo, etc. in accordance with article 6(1)(b) and (f) of the GDPR.
- Ordinary personal data collected from publicly available social media platforms, for example LinkedIn, Facebook, etc. in accordance with article 6(1)(b) and (f) of the GDPR.
- Ordinary personal data collected from your references or public authorities, if you have consented hereto in accordance with article 6(1)(a) of the GDPR and section 8(2)(i) of the Danish Data Protection Act.
- Ordinary personal data processed in connection with personal tests or similar tests, if you have consented hereto in accordance with article 6(1)(a) of the GDPR.
If we process special categories of personal data (sensitive data) about you in accordance with article 9(2) of the GDPR or your CPR-number, because you provided this information on your own initiative in your application material, your submission of this information is considered as your explicit consent to our processing of the information during the recruitment process in accordance with article 9(2)(a) of the GDPR and section 11(2)(ii) of the Danish Data Protection Act.
To the extent necessary, we may disclose your personal data to our software providers or business partners, including, for example, recruitment consultants and test providers.
There may be specific instances where we retain your personal data for a longer period of time if we deem this necessary to be able to defend ourselves against a potential legal claim in accordance with article 6(1)(c) of the GDPR.
When you send an application to us, solicited or unsolicited, we request your consent to retain your application material in our CV database for possible future vacancies for 24 months in accordance with article 6(1)(a) of the GDPR.
If you give your consent for us to retain your application material in our CV database, you will receive an email after 22 months informing you that you may extend the retention period. If you do not actively renew your consent, your application material will automatically be deleted after 24 months.
You may withdraw your consent at any time and consequently have your application material removed from our CV database by contacting us at legal@novicell.dk
2.4. Newsletter
We process the following categories of personal data about you to keep you updated with relevant news (marketing):
- Ordinary personal data such as your name and contact information, if you have consented to direct marketing in accordance with article 6(1)(a) of the GDPR and section 10 of the Danish Marketing Act.
To the extent necessary, we disclose your personal data to our software providers and business partners.
As a starting point, we process your personal data until you unsubscribe from our marketing service. You can unsubscribe from our marketing service by clicking ”unsubscribe” in our newsletters or by contacting us at legal@novicell.dk
If you unsubscribe from marketing, we retain your personal data for 3 months to be able to document your consent in accordance with article 6(1)(f) of the GDPR.
If you withdraw your consent, it will not affect the legality of our processing of your personal data until the time you withdraw the consent. In special cases we may be entitled to continue our processing of your personal data, e.g. to defend ourselves against a potential legal claim.
4. TRANSFER OF PERSONAL DATA TO THIRD COUNTRIES
To the extent necessary to comply with the purposes of the processing of your personal data, we may transfer personal data to international organizations or companies established in countries outside the EU/EEA. We only perform such transfers if we have a sufficient legal basis for this, including e.g.:
- If the European Commission has assessed that the security in the relevant third country is adequate in accordance with the nature of article 45 of the GDPR, or
- If other appropriate safeguards can be provided, including, e.g. the conclusion of the EU Commission’s standard contracts in accordance with the nature of article 46 of the GDPR.
5. SECURITY MEASURES
Your personal data security is a high priority to us, and our focus is therefore on processing your personal data in compliance with applicable data protection law.
In order to best protect your personal data, we continuously assess the risks that may be associated with our processing of your personal data. In particular, we pay attention to protecting your personal data against discrimination, identity theft, financial loss, loss of reputation and confidentiality.
In the event of a data breach that involves high risk to your rights, we will notify you of the breach as soon as possible under the given circumstances.
6. YOUR RIGHTS
When we process your personal data, you have a number of rights. If you request to make use of your rights, you can contact us at legal@novicell.dk
-
Right of access. You are entitled to access and receive copies of the personal data, we process about you.
-
Right of rectification. If we process incorrect personal data about you, you are to same extent entitled to rectification of any such incorrect personal data.
-
Deletion. In specific cases, you have the right to have the personal data we process about you deleted.
-
Restriction of processing. In specific cases you have the right to request that our processing of your personal data shall be limited to storage.
-
Objection. In specific cases, you are entitled to object to our processing of your personal data.
-
Data portability. In specific cases, you are entitled to receive your personal data in a structured, commonly used and machine readable format and to have such personal data readily transferred from one data controller to another.
Learn more about your rights at the Danish Data Protection Agency’s website: www.datatilsynet.dk.
7. AVENUES OF COMPLAINT
You have the right to file a complaint to the Danish Data Protection Agency, if you are dissatisfied with the way in which we process your personal data. However, we obviously hope that you will reach out to us first to find a solution.
The Danish Data Protection Agency’s contact information and information on complaints can be found at www.datatilsynet.dk.
Version 3.0
Novicell's personal data policy was last updated on October 7, 2024
